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台湾地区水利署疏浚项目PMO的成果及分享

来源: PMI中国 发布时间:2017-12-04 17:14:13


项目大小事

 

运用因特网技术与人工智能(AI)为物联网(IOT)奠定基础

台湾地区水利署建置疏浚项目管理办公室(PMO)落实为民服务的平台


水利署李友平组长以前瞻的思维表示:政府在物联网(IoT)政策上,将推动台湾成为IoT的亚洲硅谷中心,成立研发中心与试验场域,发展智慧物流、智慧交通、健康照护、智能机器人、智能城市等,更将智慧水资源纳入优先项目,可预见跨领域与跨组织的整合工作,将会需要项目管理办公室(PMO)衔接政策面与执行面。



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水利署启动以智能项目管理工具提升疏浚项目效率


以智能项目管理工具提升疏浚项目效益


物联网IoT平台(IoT Platform)已成为许多公司、组织,或者是传统产业,作为提供企业从端点到端点之间的物联网解决方案。李友平组长表示:水利署管理全台湾的水资源的运用,端点到端点,包括供应端到用户,干系人几乎含括台湾二千三百万人,要有效管理提供服务,必须朝物联网发展。然而这中间包括组织战略与管理、产业系统与标准化、相关法律、网络设备、物联网平台、数据分析与信息安全等议题需要整合,但因为公务员依法行政的原则,相对限缩了弹性与创新性,在效益不明的状况下,要进行变革不太容易;经济部水利署自2007年全面推动疏浚兼供土石采售分离作业(简采售分离),显示已有效遏止盗滥采行为发生,并获得检、警、调等单位肯定,证明只要方法与措施得宜,还是能够推动改革。


然而因为疏浚项目主要透过全省河川局的执行,发现各单位缺乏横向联系,经验无法传承;无明确的跨部门与文件流程,过于个人化;缺乏干系人管理,危机应变及绩效展现上仍显不足,实有必要运用项目管理知识及系统化平台(智慧项目管理工具)就疏浚标准化、流程与组织运用的角度探讨,纳入项目管理办公室(PMO)架构于组织内进行整合,以提升疏浚项目管理效率。


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河川局的参访与诊断是了解使用者需求最好方式


疏浚项目管理办公室(PMO)提升透明度


李友平组长进一步说明:疏浚计划因具有明确的时间性、资源的有限性、任务的特殊性及利益的冲击性等基本特性,且从疏浚计划书提送、疏浚土石采售分离作业计划书提交、发包、施工至完工结案等,可导入项目管理之起始、规划、执行、监控及结束五大流程概念,将一致化的工作语言导入,横向整合十个河川局的经验,落实项目管理办公室(PMO)解决以下关键问题,以提升疏浚作业执行效率:


1. 信息透明化及沟通不足:以智能化工具提升沟通及PMO提升透明度;

2. 机关权责难厘清:PMO提升透明度;

3. 机关整合不易:PMO提升透明度;

4. 民怨:运用干系人管理;

5. 人力不足:PMO提升透明度、资源整合;

6. 厂商协商作业:案例分析、利害关系管理;

7. 厂商低价抢标:案例分析、利害关系管理、风险管理。


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在李友平组长的带领下每个人都充满热情分享经验


干系人的辨识与分析


干系人管理的目的为采用适当的方式(符合组织与项目的方式),正确地辨识及管理相关干系人,及其期望,转化为项目的需求,提升项目成功机率:


1. 进行明确辨识项目的关系者;

2. 透过和项目关系者建立良好关系的活动;

3. 项目关系者为了维持项目相关的影响(支持)的活动。


拥有丰富疏浚管理经验,也是项目管理专业人士(PMP®)的水利署李友平组长表示:项目有80%以上的时间都是在与干系人的沟通上,可见项目在干系人管理所耗用的管理资源极为庞大,那么在适当时机与适当且重要的干系人进行沟通,将可提升管理资源的运用效率,这也是水利署为什么要积极筹建项目管理办公室(PMO)的原因。


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感谢李友平组长接受作者的访问与分享


智慧项目管理平台


人工智能的运用是本案的重要创举,管理的目标是善用与累积过去的数据,作为未来的决策参考。李友平组长:建置数据库平台、社群技术,并运用人工智能引擎,融合项目管理、干系人管理、知识管理,具备人工智能技术(AI)及云端科技,为本署成为一个学习型组织奠定基础。在社群干系人智能方案,设计可供回馈机制之议题管理与干系人管理系统与机制,利用调查及统计分析方法,量化经验教训(Lessons Learnt)可提供尔后办理参考依据,智能干系人管理分析,为未来巨量数据分析与物联网提供基础。


讨论


干系人的辨识与分析是一个透过沟通与交流的过程,将项目团队的经验有效的转化为知识,水利署的河川疏浚项目团队做了一次非常好的示范,也是首次汇集了十个河川局的疏浚经验,并建立了相互学习的平台,有效的干系人管理与分析工具,不仅发挥了《项目管理知识体系指南(PMBOK® 指南)》中利害关系管理的关键步骤与精神,同时采用了验证可行的分析模式与诊断作法,证实达到了以下效益:


1. 建立持续与动态的干系人分析;

2. 纳入干系人对项目的期望因素,并作为管理参考;

3. 提供干系人管理方向与潜在因素的探讨。


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本文作者:傅旭昇博士,PMP

台湾科技大学、逢甲大学兼任助理教授、经济部标准局国家质量委员、元嵩管理顾问股份有限公司PMO策略顾问


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